גם למי שאין מה להסתיר – יש מה לשמור ולהצניע. מידע הוא ליבת העסק של כל עסק. מידע הוא גם המורשת של כל חברה.גופים ואנשים נזקקים לשירותי ארכיבאות. יש כאלה המשתמשים בארכיון עצמי בעוד אחרים ,מסיבותיהם, מעדיפים להסתייע בשירותיה של חברת ארכיב מקצועית כמיקור חוץ.
השם נותר על כנו ,אבל שימושי הארכיון וייעודיו השתנו, ברובם , ובהתאם לך התרבו והשתכללו האמצעים הטכנולוגיים המשמשים לשמירת המידע ולשליפתו בעת הצורך. חברות ארכיב שונות מציעות סל שירותים הכולל: שמירה, סריקה, ניהול מידע עסקי באופן מקצועי תוך אבטחתו המרבית באמצעים טכנולוגיים מתקדמים., תיוק, ניהול כל הניירת הנדרשת, שליפת חומר בכל עת באמצעות תכנות מתקדמות לניהול מידע ואחזורו, גיבוי החומר באמצעים שונים ועוד.
עם שירותי ארכיבאות מתקדמים נמנות לא רק פעולות לשמירת חומר אלא לסילוקו, לביעורו ולהשמדתו (לידיעת מי שרוצים או נדרשים להעלים ממצאים וראיות). ארכיב מתקדם עשוי להציע לכם גם גיבוי מוצפן באמצעות חוות שרתים של האינטרנט, כך שאם מכל סיבה שהיא נגנב המחשב שבו שמור הארכיון או ניזוק באופן שאינו מאפשר שחזור מידע, החומר החשוב יישמר במקום בטוח.
ארכיב כמאגר מידע
המילה ארכיון היא מלה ארכאית... ארכיב מודרני משמש לא רק כמקום להתרפק עליו בערגה ובגעגוע. הוא אינו משמש רק הבית של הזיכרון. עיקר ייעודו של ארכיב מודרני – בעיקר בעולם העסקי - הוא שימושו כמאגר מידע זמין. הארכיב הדיגיטאלי אינו תופס מקום. לא נדרש להקצות לו מבנה ולהסתייע בשירותי ניקיון. אין הכרח לנעול את דלת הכניסה אליו ואין חשש מגניבת חומרים...
אבל עדיין, חרף הקדמה והשימושים העכשוויים בארכיון – עדיין לא נס ליחם של הארכיונים הישנים של פעם, מבני עץ או אבן ישנים, כדוגמת אלה שניתן למצוא עדיין ברבים מהקיבוצים, שבהם אפשר לראות בשעות הבוקר גמלאי חביב רוכן על חוברות מצהיבות וממיין בהם דפים.
ארכיב כפתרון אחסון
ארכיון הוא מקום טבעי ומוסכם לחיפוש חומרים משנים שעברו. כמעט לכל קהילה יש ארכיון שבו שמורות ומתועדות תולדותיה. יש לא מעט קהילות - קיבוצים הם דוגמה לכך – שבהם בארכיון הכללי שמורים גם תיקים אישיים של חבריהם, המהווים את ארכיון פרטי.
האופן שבו מתוחזק ומנוהל ארכיון מעיד על החשיבות שמייחסים לו ועל השימוש שעושים בו. כיום, על מנת לנהל ארכיון באופן מקצועי נדרש לימוד מסודר ושיטתי. האחריות המוטלת על מנהלי ארכיבים היא אחריות גדולה ורבה – אחריות לדורי דורות.
